Voldoen aan accijns- en invoerregelgeving? Brouwerij specifieke processen managen? Meerdere locaties en intercompany? Geen probleem voor BRLO!

Drie studievrienden sloegen in 2014 hun handen ineen om vanuit een gezamenlijke liefde voor speciaal bier een eigen biermerk, BRLO, op te zetten. Het in Berlijn gevestigde bedrijf brouwde aanvankelijk bier in nabijgelegen contractbrouwerijen. Hun gevarieerde aanbod van traditionele Duitse bieren en new world styles, zoals IPA, kreeg als snel grote regionale interesse. Ze besloten daarom hun productiecapaciteit te verhogen en openden in 2016 een eigen brouwerij met restaurant in het Berlijnse stadsdeel Gleisdreieck. De nieuwe accommodatie, opgebouwd uit 38 gebruikte zeecontainers, bracht BRLO uitgebreide publiciteit en ze wonnen veel prijzen met het restaurantconcept. Hierdoor breidde het bedrijf nogmaals uit in 2018 met de aanschaf van The Craft Centrum, een tweede productielocatie. De uitbreiding naar meerdere productielocaties bracht nieuwe uitdagingen met zich mee m.b.t. de bedrijfssoftware. BRLO besloot het bedrijf te professionaliseren met een nieuw ERP-pakket, speciaal ontworpen voor brouwerijen, om inzicht in hun activiteiten te verhogen en de snelle groei te ondersteunen. Na een uitgebreide zoektocht koos BRLO voor de op Netsuite gebaseerde cloud-oplossing, Crafted ERP, als hun toekomstbestendige ERP-oplossing.

Een brouwerij specifieke ERP-applicatie kiezen

BRLO beheerde voorheen hun financiën en activiteiten met een zeer beperkte boekhoud-applicatie die geen inzicht in en controle over voorraadbeheer bood. Nu de productiecapaciteit was uitgebreid naar 20 hectoliters, moest het beheer van meerdere productielocaties wel anders worden georganiseerd. Dit vroeg om een betrouwbaar geïntegreerd ERP-systeem dat deze kwesties kon oplossen en de mogelijkheid bood het productieproces te beheren en plannen. Deze zoektocht bracht BRLO in contact met Oracle NetSuite, die Crafted ERP aanraadde. Volgens IT-manager Aron Ferguson viel de keuze op Crafted ERP na veel oplossingen te hebben geëvalueerd. Crafted ERP onderscheidde zich van de rest: ‘De functionaliteiten die speciaal zijn ontworpen voor brouwerijen, zijn gewoonweg geweldig. Het systeem levert een breed scala aan best-practices voor zowel het brouwproces als het kwaliteits- en grondstofbeheer. Er was geen enkele andere oplossing speciaal ontworpen voor de bierindustrie die zoveel out-of-the-box mogelijkheden bood.’

Meerdere locaties, intercompany, geen probleem

‘Ons eerste projectdoel bestond uit het opzetten van alle BRLO-locaties en aangesloten ondernemingen in één systeem,’ zegt Aron. ‘Twee brouwerijen, een externe opslagplaats en een 3PL-dienstverlener, met daarin alle wederzijdse logistieke en financiële transacties. We beheren Craft Centrum als een zelfstandig bedrijf binnen het systeem, waardoor we bijvoorbeeld veel intercompany-transacties verwerken. En elke locatie vraagt om exact dezelfde inzichten in de voorraad en grondstoffen. Daar weet NetSuite wel raad mee. We waren onder de indruk van de eenvoudige wijze waarop drie locaties in hetzelfde systeem konden worden gekoppeld.’ Zowel de efficiëntie van intercompany activiteiten als onderlinge samenwerking tussen afdelingen nam een vogelvlucht. Aron: ‘Van verkoop en marketing tot productie en opslag, iedereen beschikt over dezelfde actuele gegevens van de voorraad en orderstatus.’

Klantgerichtheid naar een hoger niveau tillen

Doordat Crafted ERP en NetSuite CRM van gegevens uit dezelfde database gebruik maken, kon BRLO het productieoverschot aan contractbrouwerijen aanbieden. Aron: ‘Onze commerciële prognose is nu afgestemd op de productieplanning, zodat we optimaal aan klantenservice kunnen voldoen.’ Met het oog op het verbeteren van de klantervaring heeft BRLO ook alle uitgaande klant-specifieke documenten gepersonaliseerd, zoals pakbonnen en retourbevestigingen. Aron: ‘In het verleden heb ik verschrikkelijke ervaringen gehad met het personaliseren van documenten in SAP en Dynamics. Maar met de out-of-the-box mogelijkheden van NetSuite is dit wel heel eenvoudig.’

Afgestemd op de wensen van brouwerijen

BRLO koos voornamelijk voor Crafted ERP vanwege de uitgebreide set aan functionaliteiten, speciaal ontworpen voor brouwerijen, zoals de receptmanager, gistbeheer, voorraadbeheer over meerdere locaties, kostprijsberekening van productieorders en de module voor barrel-aging, die nu wordt gebruikt voor hun Porter. Mario Eschenberg, hoofdbrouwer bij BRLO, voegt hieraan toe: ‘Vanuit het oogpunt van QA en QC zet Crafted ERP echt de toon met hun brouwprotocollen en -controles middels een proefpanel. Maar het beste onderdeel blijft toch wel de eenvoudig instelbare rolgebaseerde Crafted ERP NetSuite dashboards. Neem brouwers als voorbeeld. We willen alleen de informatie zien die van belang is voor ons werk. Crafted bood specifieke brouwerij-dashboards die we vervolgens hebben aangepast aan onze specifieke wensen. We maken dagelijks gebruik van deze dashboards die ons werk veel eenvoudiger maken.’

Voldoen aan accijns- en invoerregelgeving

Als producent en exporteur van alcoholhoudende dranken, moet BRLO voldoen aan strenge regelgeving omtrent accijns s en invoerrechten. Bedrijven die accijns heffen en ontvangen, zijn verplicht een periodieke aangifte te doen, inclusief betalingen. Aron: ‘Het exporteren van de gegevens voor de aangifte is een belangrijke terugkerende taak. We wilden dit proces het liefst automatiseren, zodat er geen kostbare tijd verloren ging. Hiervoor gebruiken we Saved Searches in NetSuite.’ Een Saved Search is een verzoek voor informatie. Middels specifieke zoekcriteria en zoekresultaten in NetSuite kunnen effectief honderden, duizenden of miljoenen resultaten in NetSuite worden gefilterd zodat precies de benodigde informatie zichtbaar is. Aron: ‘Met deze functie onderscheidt NetSuite zich echt van andere ERP-systemen. Crafted verzamelde al veel van de relevante informatie en nu hebben we een geweldige DATEV-integratie om onze maandelijkse omzetbelasting af te sluiten en een Atlas-interface voor export naar landen met vrijhandelsovereenkomsten.

Naast de accijnsaangifte is de aangifte van fiscale douanezaken eenvoudig te regelen met Crafted ERP. BRLO moet altijd het vervoer van accijnsgoederen aangeven. Crafted ERP genereert automatisch XML-bestanden voor alle verzendingen die het magazijn verlaten. Aron: ‘Hierbij is geen enkele handmatige arbeid betrokken. We hebben de tijdslijn kunnen verruimen en kosten van aangiftes kunnen verlagen.’

Duitsland heeft nog een extra wettelijke verplichting ten opzichte van andere landen. Alle bedrijven die alcoholhoudende dranken produceren, moeten het vervoer van producten in een papieren logboek documenteren en bewaren. Deze logboeken worden tijdens onaangekondigde inspecties gecontroleerd. Aangezien Crafted specifiek voor bier is ontwikkeld, werd dit vervoer al geregistreerd en bewaard in het systeem en kon het logboek eenvoudig worden opgesteld. Omdat BRLO de gewenste informatie direct kan exporteren en aanleveren, zijn zij een van de weinige brouwerijen in Duitsland die toestemming hebben om deze logboeken digitaal aan te leveren bij deze inspecties.

Verdere groei met NetSuite

Als BRLO blijft groeien, zullen hun ERP-wensen ook steeds duidelijker worden. En dat is waar Crafted ERP samen met NetSuite nog meer potentie heeft volgens Aron: ‘Er zijn genoeg onbenutte functionaliteiten in Crafted ERP die we graag willen gebruiken in de toekomst. Bijvoorbeeld het gebruiken van CRM voor actuele verkoopcijfers van bier. Of het uitbreiden van ons kwaliteitsbeheer, zoals labtesten en vulprotocollen. Het optimaliseren van dashboards om rapporten met meer gegevens te kunnen opstellen. Het optimaliseren van kostenbesparingen is ook een waardevolle toevoeging. Evenals het optimaliseren van de werkomgeving, zoals WMS, aanvulling van onze productieplanner en productieplanning met MRP-processen. Crafted ERP samen met NetSuite biedt ons alles wat we nodig zullen hebben.